掲載日：2014年08月21日 (木)
サービス種別：システム化計画
企業規模：社員数約50名参考費用：250万円
依頼の背景
A社には、外食業に関わる物流部門と紙製品を扱う資材部門が存在する。それぞれの部門は、もともと別々の会社だった経緯があり、販売管理システムはそれぞれ異なっていた。これらのシステムを連携させるためや、各取引先向けの個別処理のために、「後付け」のプログラムが多数乱立していた。
物流部門の販売管理システムの入替時期が近くなったことから、現在の業務上の非効率を解消し、今後のA社の成長を見据えたかたちでのシステム化計画を策定することになった。
現状の問題点（一部抜粋）
資料の調査やヒアリングによって、現在の主な問題点として以下が挙がった。
- システムが必要以上に複雑化している
- 事業の管理水準が不十分
- 作業を補助するための外付けの仕組みが多数存在
提案内容（一部抜粋）
問題点を分析し、解決の方策として以下を提案した。
- 物流事業と資材事業の基幹（販売管理）システムを統一する
- 個別帳票出力をBIツールで統一する
- 複雑化したルールを合理化する
担当コンサルタントのコメント
現状のシステムを利用したA社の業務は、プロセスやルールの多様化と併せて過度に複雑化し、システム担当者不在では業務遂行が不可能な状態だった。ひとりの担当者に業務負荷が集中してしまい、効率の低下とハイリスクな運用が常態化していた。
「システム担当者がいないと業務が成立しない」という状況は、中小規模の事業所においては少なくない。担当者レベルでの職責は全うできているものの、経営上は、担当者不在による業務停止という重大なリスクになる。
逆に、このリスクに対する適切な対応ができていれば、業務負荷とリスクを分散でき、経営上の強みとすることも可能になる。
また、商習慣や慣習等が原因の複雑なルールは、当事者のみで単純化しようとすると、内部的な摩擦や衝突が生まれてしまって実行が難しくなることもある。
中立的な外部の第三者が、客観的な分析や他社事例にもとづいて提案することによって、様々な事情が絡み合う当事者間の摩擦を緩和し、業務改革を効率的に進められるようにする効果も期待できる。