電子帳簿保存法改正への対応猶予期間に何をすべきか

本年1月より電子帳簿保存法改正が施行されましたが、施行直前の昨年末に一部の改正内容への対応については猶予期間を設けることが公表されました。

猶予措置について、公式文書としては財務省ホームページの税制改正大綱や国税庁ホームページのパンフレットに記載がありますが、特に税制改正大綱は難しい言い回しでわかりづらい、と言った声が弊社クライアントからも挙がっております。
また、税制改正大綱の中で「やむを得ない事情」がある場合にのみ猶予される、との記載もあり気になるところです。

今回のコラムでは、何がどう猶予されたのか、猶予期間に何をすべきなのか、についてお伝えします。

以下が財務省と国税庁のホームページで公表されている文書の内容です。
※国税庁ホームページのパンフレットはまだしも、財務省ホームページの税制改正大綱については難解で読み解くのに骨が折れるため、読み飛ばして頂いても構いません。

■　財務省HP：令和４年（2022年）度税制改正大綱より抜粋

電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存制度について、令和４年（2022年）１月１日から令和５年（2023年）12月31日までの間に申告所得税及び法人税に係る保存義務者が行う電子取引につき、納税地等の所轄税務署長が当該電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存要件に従って保存をすることができなかったことについてやむを得ない事情があると認め、かつ、当該保存義務者が質問検査権に基づく当該電磁的記録の出力書面（整然とした形式及び明瞭な状態で出力されたものに限る。）の提示又は提出の求めに応じることができるようにしている場合には、その保存要件にかかわらず、その電磁的記録の保存をすることができることとする経過措置を講ずる。

■　国税庁HP：「令和３年（2021年）度税制改正による電子帳簿等保存制度の見直しについて」パンフレットより抜粋

令和５年（2023年） 12 月 31 日までに行う電子取引については、保存すべき電子データをプリントアウトして保存し、税務調査等の際に提示・提出できるようにしていれば差し支えありません（事前申請等は不要）。令和６（2024年）年１月からは保存要件に従った電子データの保存が必要ですので、そのために必要な準備をお願いします。

猶予期間が設けられた対象

まずは今回の改正の中で猶予期間が設けられた対象を確認します。

改正内容全体につきましては、弊社コラム「電子帳簿保存法 2022年(令和4年)1月改正のポイント」にて整理しておりますため適宜ご参照ください。

上記コラムでまとめているように、改正内容全体は以下のように①から③に大別されます。

①　データ保存に関する改正
②　スキャナ保存に関する改正
③　電子取引データ保存に関する改正
　③ – 1　保存方法に関する特例の廃止（※猶予対象）
　③ – 2　保存要件の改正

上記のうち（※猶予対象）と記載した③ – 1 についてのみ猶予期間が設けられ、措置内容としては、令和5年（2023年）12月31日までの電子取引は改正前と同様に、紙での保存もOKとなっています。

気を付けなければならないのは、紙ではなく電子データで保存する場合は、検索条件などの要件が緩和されるわけではなく要件を遵守する必要がありますため、ご注意ください。

電子取引データを紙で保存するのはOKというのが猶予期間の措置です。

③ – 1 以外の改正は猶予対象外ですが、基本的には規制の緩和（但し不備があった際の罰則規定は新たに明文化された）ですので、緩和については運用が完全に開始され、規制強化については猶予期間が設けられる、ということとなります。

やむを得ない事情とは？

税制改正大綱で「保存要件に従って保存することができなかったことについてやむを得ない事情」がある場合のみ猶予できる、という気になる表現がありましたが、2021年12月27日の関係法令改正後に国税庁HPの一問一答が更新され、以下のような記載がありました。結論としては特に厳密な縛りがあるわけではなく、仮に税務調査で確認があった場合には「データ整備などが追い付かなかったが猶予期間内には対応予定である」ことを伝えれば問題無いようです。

■　問41－2（参考）より

この宥恕措置（※）の適用にあたっては、保存要件に従って保存をすることができなかったことに関するやむを得ない事情を確認させていただく場合もありますが、仮に税務調査等の際に、税務職員から確認等があった場合には、各事業者における対応状況や今後の見通しなどを、具体的でなくても結構ですので適宜お知らせいただければ差し支えありません。

※宥恕（ゆうじょ）・・・寛大な心で許すこと。

■　問41－3（参考１）より

「やむを得ない事情」には、その時点までに要件に従って電磁的記録の保存を行うための準備を整えることが困難な事情等が該当します。

猶予期間にすべきこと

１．改正要件への対応

改正要件へ対応した業務フローの構築はもちろん必須です。注文データなどの電子取引データについて社内で運用を見直し、これまで紙に印刷して保存していたものはPDFなどで社内外に適正に保管する必要があります。

各ベンダーからも改正電子帳簿保存法の検索要件を満たしたPDF保管サービスやシステムが提供され始めているため、必要に応じて自社の業務フローに合ったサービス、システムの導入も視野に入れ検討を進めてください。

また、来年の2023年10月からはインボイス制度（適格請求書等保存方式）も導入されるため、請求書については電子帳簿保存法への対応で帳票フォーマットや関連システムとのデータ連携などを検討する際に、併せてインボイス制度への対応も検討しておく必要があります。

２．全社的なペーパーレス化を見据えた業務フローの見直し

改正内容の大部分は規制の緩和ですが、今回猶予対象となった電子取引の適正保存については、これまで紙保存でもOKだったものがNGとなるため、規制が増えたことになります。

そのため、電子取引データを紙保存する運用を行っていた企業からは一見余計な費用と手間が増えるように捉えられがちなのですが、是非この機会を業務フローを見直すチャンスと捉えて頂きたいのです。

今回の改正では、紙で受領したものについてはこれまで通り紙での保存も可能です。最低限の法改正対応として電子取引データのみ電子保存に対応する選択肢もあります。但し、コロナ禍によりテレワークの普及が進んだことも後押しし、今後社会全体としてペーパーレス化が進んでいくのは間違いないため、紙保存と電子保存を併用していくことは管理効率や内部統制の面でもあまり好ましくありません。

「②スキャナ保存に関する改正」により、紙で受領した書類のスキャナ保存要件も大幅に緩和されたため、業務フローを見直し、電子帳簿保存法以外の文書も含めて全社的にペーパーレス化を推し進める良い機会です。

今回は、電子帳簿保存法改正への対応猶予についてお送り致しました。

折角の猶予期間ですので、暫定的に何とか最低限対応を間に合わせたという企業も含め、この機会に是非、全社的に業務フローの見直しを行ってみてはいかがでしょうか。

電子帳簿保存法改正への対応猶予期間に何をすべきか