2015年に出版した
『業務効率UP+収益力UP 中小企業のシステム改革』幻冬舎 (2015/9/18) より
書籍内のコンテンツをタイトルごとに公開いたします。
コンテンツの最後に、コンサルタントのコメントを追加しておりますので、合わせてご覧ください。
P.110～
第3章 ベンダー任せにするな。改修の成否は「業務プロセス」の徹底的な洗い出しで９割決まる
「業務合理性」は、あくまでも自社の業務に即して評価する
再三述べてきたことですが、ＩＴシステムの主目的は業務効率を向上させることです。
そして、実際に業務効率が向上しているかどうかは、それぞれの会社の業務フローを精査してみなければわかりません。
まったく同じＩＴシステムであっても、会社が異なれば適合したり、しなかったりするからです。
たとえば、営業日報をグループウェアのスケジューラーから自動的に吸い上げて記録するシステムがあったとします。
このシステムはその後の問い合わせ回数や受注確率などを自動的に計算してくれるので、営業分析に活かすことができるとの触れ込みでした。
しかし、営業マンが回った客先をきちんと入力していなかったために、まったく意味をなさないシステムになっていた例があります。
一方、訪問先は入力されていて、分析もできていたのですが、分析結果があることを誰も知らず、営業活動の改善に使われていないために、やはり意味をなさなくなっていた例もあります。
そもそも、ルート営業ばかりで、新規獲得営業のない会社であれば、このような分析システムは不要かもしれません。
そこで、まずは以下のような手順で、業務適合性を確かめるとともに、それに合ったシステムの選定を行います。
- 現状調査
現行情報システムと、業務プロセス、および管理水準の問題点を把握します。 - Ｔｏ Ｂｅモデル策定
業務改善、および管理水準の向上を基本方針とした「Ｔｏ Ｂｅモデル」を定義します。
ここでいう「Ｔｏ Ｂｅ」モデルとは、会社にとって理想の業務のやり方をさします。
そして、ＩＴシステムを用いて、理想の業務のやり方を実現することで、業務効率が大幅に改善します。
このとき、現行のＩＴシステムに大きな問題があることがわかり、新しいＩＴシステムを導入するというのであれば、引き続いて「Ｔｏ Ｂｅ」モデルに基づくシステム化計画を策定します。 - ＲＦＰ（提案依頼書）策定
「Ｔｏ Ｂｅ」モデルに基づいて、複数のシステム・ベンダーにシステムの提案を依頼するための提案依頼書（ＲＦＰ）を作成します。ＲＦＰとは、その名前のとおり、システム・ベンダーに、システムの具体的な提案と見積りを出してもらうように依頼するものです。
具体的な課題がユーザー企業のほうにあるのに、システム・ベンダーに提案を依頼するというのは、ちょっと不思議な感じにも思えますが、ＩＴ業界では通例となっています。
なぜならば、ユーザー企業は、自社において実現したいことがわかっていても、それが本当にＩＴシステムを用いてできるものであるのか、具体的にどのようなシステムが可能なのかを知らないからです。
そこで「自社にはこのような課題があるがそれを解決するＩＴシステムの提案をしてくれませんか？」とＲＦＰで複数のベンダーに依頼するのです。
ＲＦＰに似たものとしてＲＦＩ（Request for Information：情報提供依頼書）と呼ばれるものもあります。
ＲＦＩは、具体的なシステムの提案（ＲＦＰ）以前に、そのベンダーがどのような製品を扱っていてどのような実績があるかを確認するものです。
これまで取引経験のないベンダーの場合などには、ＲＦＰの前にＲＦＩを出して、そのベンダーの質を見極めたりします。
いずれにせよ、最終的にはＲＦＰを出して、自社の抽出した「Ｔｏ Ｂｅ」モデルを実現するための具体的なシステムの提案をもらうことになります。 - ベンダーの評価と選定
複数のベンダーにＲＦＰを提出した後は、ベンダーから出された具体的な「提案」を吟味して、ベンダーを選定します。
現代のオープンシステムにおいては、開発ベンダーを選定することは、パッケージ・ソフトウェアを選定することと同義となります。
ITコンサルタントのコメント（2022年07月08日）
DX（デジタル・トランスフォーメーション）の一環として、新しいシステムの導入に取り組むケースが増えてきておりますが、導入までの流れは従来と何も変わりません。
現状を調査して課題を洗い出し、あるべき姿（To-Beモデル）およびありたい姿（Will-Beモデル）を描く ― つまり、「実現したいこと」を言語化・図式化・視覚化することで、ベンダーと適切なコミュニケーションを図れます。
XaaS製品（インターネット経由で提供・利用するクラウドサービス）が溢れている現在においては、机上で選定するプロセスを短くし、PoC（概念検証：実現可能性や効果の検証）を行い、導入の精度を高めることも多くなっています。
PoCにおいても、「実現したいこと」をどれだけ満たすことができるのか、という評価が重要ですになります。
PoCの中で、新たに「システムで可能なこと」を知り、「実現したいこと」がブラッシュアップされることも良くあることです。
しかしながら、「実現したいこと」が曖昧なまま、システムの導入検討を開始するケースも少なくありません。
そうすると、システムの導入が目的となり、何をもってシステムの導入が成功なのか、定義することができなくなってしまいます。
システムの導入を価値ある投資にするために、自社の「実現したいこと」を明確にするプロセスを大事にしていただければと思います。
