有効なRFPを作成するためには

実際にRFPを書いたことはありますか。

RFPの書き方指南についての書籍はいくつも出版されていますし、
ウェブマガジンの注目記事にもRFPという言葉が散見されますが、
実際にRFPを作成した経験のある方は、
案外少ないのではないでしょうか。

受け取るベンダー側であればRFPに接する機会が多くとも、
作成するユーザ側の企業にしてみれば
システム構築は一大イベントであって、
そうそう何度も発生することではありませんから、
RFPを作成する機会も多くないと思われます。

今回のコラムでは、有効なRFPを作成するために抑えるべきポイントを紹介したいと思います。

(1) RFPとは何か

RFPとはRequest For Proposalの頭文字をとったもので、日本語にすると「提案依頼書」のことです。
ある企業が何らかのビジネス上の課題を解決するためにシステム構築をしたいと考えたとき、ベンダーに対して自社の要求を伝え、各ベンダーからの提案をもらうために作成するのがRFPです。

RFPの記載内容が、その後の契約内容、システム構築のベースとなりますので、その後のステップのスムーズな進行には、必要事項を網羅した丁寧なRFPが欠かせません。

RFPに記載すべき内容は以下の３点です。

①RFP作成の前提となる事項
　企業の概要、今回の提案依頼の背景などを記載します。
②提案を求める内容について
　今回の提案依頼内容の具体的な詳細、本稼働までのスケジュール、
制約事項、提案に含めてほしいポイントなどを記載します。
③ベンダー選定の手続きについて
　選定スケジュール、提案書書式などの手続き詳細を記載します。

(2) RFPのメリット

日進月歩で技術が進み、多様なパッケージが市場にあふれるこの時代にあっては、今の自社にとってのベストな選択が何かを常に考えていく必要があります。

長い付き合いだからと特定のベンダーに多くを任せきりにしているケースも多く見聞きしますが、競争原理が働かず、結果として高い買い物になったり、最適な選択肢とならないこともありえます。

ツーカーのはずが、自社の要件が十分に理解されていなかったために、結局は動かないシステムになって膨大な追加コストが発生してしまうなどということも決して稀な事態ではありません。時には係争に発展することも多いということを見聞きされたこともあるのではないでしょうか。きちんとRFPを作成し、共通の土台を作っておくことは、ユーザ企業にとってもベンダーにとってもプラスになることなのです。RFPを作ることによって両者の信頼関係は、より成熟した関係に進むのだという見方もできます。

(3) RFP作成の留意点

それでは、実際にRFPを作成する上で留意すべき点を３つ述べます。

①
RFPを作成する場合、それ以前の要件のとりまとめ、システム化計画をベンダー任せにせず、自社で取り組まなければいけません。情報システム部門への負荷が高くなるからといって、ここでベンダーに頼ってしまうと、結局はそのベンダーありきのシステムとなり、RFPを元に複数ベンダーの提案からベストを引き出すという利点が損なわれてしまうからです。

②
自社の中での方向性を取りまとめ、関係者の意識を統一しておくことが大事です。構築するシステムが目指すものは、最終責任者たる経営陣、情報システム部門、そして実際に業務を扱う各部門が一致して目指すゴールでなくてはなりません。担当部門の合意が得られなければ、結局は使われないシステムになってしまうかもしれません。また現場の意見を吸い上げただけのシステムでは、経営上の目標を達成することができない可能性もあります。RFPを作成するにあたって意見を聞くというだけでなく、作成したRFPを何度か関係者(経営陣から現場まで)にレビューしてもらい、意識の統一を図っていくことが必要です。

③
実際にRFPを書く際には、抽象的な表現を避け、具体的に書くこと重要となります。あいまいな表現は時に大きな誤解につながります。行間に隠れた、こんなことは当然わかっているはずという思い込みが、将来のトラブルにつながることもあります。ベンダーに自社と共通の認識に立ってもらい、同じ方向を向いてもらうためにも、一度は自社および自社を取り巻く環境を客観的かつ正確に定義しておく必要があります。

(4) 最後に

RFPの歴史はさほど古くはありません。社内の情報システム部門で自社システムを開発するのが当たり前だった時代にはRFPは不要だったからです。自社の概要や環境といった事項も社内では当然に共有されるものであり、わざわざ記載しておく必要はなかったのです。

しかし昨今では、自社だけでシステム化計画からシステム開発、運用保守までのサイクルを完遂する企業はむしろ少数派と言えるでしょう。RFPを活用して、ベンダーと上手に付き合っていくことが必要な時代になっているのです。

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